Privacyverklaring

U past op of huurt bij/via H.O.D. Nederland BV (hierna HOD) een pand of bent op een andere manier betrokken bij onze organisatie.
Wij gaan voorzichtig om met uw persoonlijke gegevens en privacy.
We volgen de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leest u hoe HOD omgaat met uw persoonsgegevens.

We hebben de belangrijkste vragen en antwoorden over privacy op een rijtje gezet.

Wat zijn persoonsgegevens?

  • Informatie die direct of indirect iets over u zegt.
    Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres.

Wat is verwerken?

  • Alles wat we doen met de informatie.
    Bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens.

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

  • Dit is gevoelige informatie.
    Bijvoorbeeld uw medische informatie.

Waarom verwerkt HOD persoonsgegevens?
We hebben deze gegevens nodig om onze diensten te kunnen verlenen (het beheren van panden)
Bijvoorbeeld:

  • Bruikleen of (tijdelijke) huurovereenkomst;
  • Incasso van de administratiekosten, overige kosten, huur en betalingen;
  • Onderhoud, renovatie en reparatie;
  • Contact met onze medewerkers; 

We bieden goede service en helpen bij problemen
Bijvoorbeeld:

  • Klanttevredenheidsonderzoeken;
  • Bestrijden van fraude en overlast;
  • Verbeteren van de woonomgeving;
  • Oplossen van conflicten en klachten.

We zijn het wettelijk verplicht
Bijvoorbeeld:

  • Inkomenstoets bij nieuwe verhuur;
  • Berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven (administratie);
  • Controle van de financiële administratie (door de accountant);
  • Het delen van gegevens met andere organisaties, zoals bijv. de Belastingdienst.

Van wie verwerkt HOD persoonsgegevens?
Van: (vroegere) oppassers, huurders, woningzoekenden, bezoekers, sollicitanten, medewerkers en onze partners.

Welke persoonsgegevens verwerken wij met name?

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Adres
  • Telefoonnummers
  • E-mailadres
  • Geboortedatum

Verwerkt HOD ook bijzondere persoonsgegevens?
Nee. HOD verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Hoe gaat HOD om met mijn persoonsgegevens?
HOD respecteert en beschermt uw persoonsgegevens.
We houden ons aan de volgende regels:

  1. We gaan vertrouwelijk met uw gegevens om;
  2. We gebruiken uw gegevens alleen voor diensten aan u;
  3. We verkopen uw gegevens niet aan anderen;
  4. We verwerken alleen gegevens die nodig zijn;
  5. We bewaren uw gegevens niet langer dan wettelijk mag;
  6. We bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor de verwerking ervan;
  7. Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde persoonlijke besluitvorming;
  8. Alleen medewerkers die de gegevens voor het werk nodig hebben, gebruiken de informatie.

Hoe gaat HOD om met gegevens van niet-oppassers en niet-huurders?
Soms komen wij in aanraking met gegevens van niet-oppassers en niet-huurders.
Bijvoorbeeld een woningzoekende die nog niet op een pand past of deze huurt via HOD. Deze gegevens worden op dezelfde manier verwerkt als gegevens van oppassers en huurders.

Hoe gaat HOD om met gegevens van sollicitanten?
Wanneer u solliciteert bij HOD, ontvangen wij een aantal persoonsgegevens. Deze hebben wij nodig om de sollicitatie te verwerken.

Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens. Deze worden uiterlijk 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure verwijderd. Met toestemming van de sollicitant worden gegevens langer bewaard, omdat bijvoorbeeld op een later tijdstip mogelijk een passende functie vrijkomt. De gegevens worden beveiligd opgeslagen.

Hoe gaat HOD om met gegevens van medewerkers?
Als een sollicitant medewerker wordt van HOD, worden er aanvullende persoonsgegevens verzameld en wordt er een personeelsdossier aangemaakt.

Hoe gaat HOD om met cookies?
Onze website gebruikt cookies. Dit zijn tijdelijke bestanden voor uw computer, telefoon of tablet. Deze cookies zijn nodig, zodat onze website goed werkt. We gebruiken cookies alleen om te kijken hoe we de website kunnen verbeteren.

Als u onze website gebruikt, gaat u automatisch akkoord met het gebruik van cookies.
U kunt cookies zelf uitzetten.

Met welke organisaties delen wij gegevens?
HOD gebruikt informatie voor de eigen bedrijfsvoering. Soms is het nodig om informatie te delen met organisaties die voor ons werken. Zoals bijvoorbeeld een aannemer. Wanneer een organisatie voor ons werkt en indien de AVG dit vereist, tekenen zij een overeenkomst met ons. Dat noemen we een verwerkingsovereenkomst. Hierin staat op welke manier ze om moeten gaan met de informatie, en hoe de beveiliging is geregeld.

Als we gegevens delen met gemeentes, deurwaarders en vergelijkbare instanties tekenen we een overeenkomst. Hierin staat voor welk doel gegevens gedeeld mogen worden en hoe we ermee omgaan. Daarnaast kunnen organisatie met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht moeten delen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
HOD bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Als u bij ons vertrekt als oppasser of huurder verwijderen wij al uw persoonsgegevens.

In sommige gevallen moeten wij uw persoonsgegevens langer bewaren, maar nooit langer dan de geldende wettelijke bewaartermijnen. Wij werken met de volgende bewaartermijnen:

  • Uw dossier wordt maximaal 5 jaar bewaard nadat het gebruik is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld;
  • Financiële gegevens worden tot 7 jaar bewaard nadat het gebruik is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld.

Worden uw gegevens buiten de EU gedeeld?
HOD verwerkt alleen persoonsgegevens in een ander land dan Nederland wanneer dat land voldoende bescherming biedt. Wij (laten) alleen persoonsgegevens verwerken binnen de EU. Omdat in de EU dezelfde privacywetgeving (AVG) als in Nederland geldt. Dit geeft een garantie dat uw gegevens op de juiste manier beschermd worden.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
HOD is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Hoe gaat HOD om met een datalek?
Als er ondanks alle beveiliging toch sprake is van een datalek dan melden wij dit, volgens de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens, bij de Autoriteit. Als het datalek ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer dan melden wij dit ook aan u.

Welke rechten heb ik als het gaat om de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Als oppasser of huurder van HOD heeft u de volgende rechten:
Informatie
HOD is verplicht om oppassers en huurders duidelijk te informeren over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens. HOD kiest ervoor om dat met deze privacyverklaring te doen. We geven extra informatie als u dat ons vraagt.
Inzage
U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens HOD van u verwerkt.
Correctie
Als de persoonsgegevens die HOD van u verwerkt niet juist of niet compleet zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen.
Verwijdering
HOD is verplicht uw persoonsgegevens te verwijderen na afloop van de bewaartermijn of als wij uw gegevens niet langer nodig hebben. Daarnaast kunt u zelf een verzoek tot verwijdering indienen. HOD verwijdert uw persoonsgegevens zodra u een geldig bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. Wanneer er wettelijke termijnen gelden, kunnen wij uw gegevens niet verwijderen.
Bezwaar
Wanneer HOD gegevens verwerkt op grond van gerechtvaardigd belang, algemeen belang of toestemming, is het mogelijk hier bezwaar tegen te maken.
Beperking
In bepaalde gevallen kunt u gebruik maken van uw recht op beperking van de verwerking. Dit recht houdt in dat u in sommige gevallen aan HOD mag vragen uw gegevens niet te gebruiken. Dit recht gaat samen met een van de volgende rechten: correctie, verwijdering of bezwaar. U heeft bijvoorbeeld het recht om het gebruik van incorrecte gegevens te laten beperken, zolang deze niet worden gecorrigeerd door HOD.
Het recht om gegevens over te dragen
Als u er om vraagt moet HOD alle digitale persoonsgegevens die wij van u hebben gekregen doorsturen naar uzelf, of een andere door u gekozen organisatie. Zo kunt u bijvoorbeeld de gegevens makkelijk doorsturen als u oppasser of huurder wordt bij een andere organisatie. U kunt alleen van dit recht gebruik maken als de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst.

Hoe kan ik een verzoek indienen?
Als u gebruik wilt maken van bovenstaande rechten kunt u hiervoor een verzoek indienen bij HOD. Dit is ook van toepassing op sollicitanten of medewerkers van HOD. Voordat wij uw verzoek in behandeling nemen, vragen wij u om legitimatie met een geldig identiteitsbewijs en het invullen van het formulier. Als u een verzoek heeft ingediend ontvangt u binnen een maand reactie van ons. Als dit niet lukt informeren wij u op tijd over de redenen van de vertraging.

HOD heeft het recht om een verzoek af te wijzen. Bijvoorbeeld wanneer iemand binnen een bepaalde periode meerdere keren hetzelfde verzoek indient. HOD laat binnen een maand weten waarom uw verzoek is afgewezen. Als u het niet eens bent met de afwijzing kunt terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens of u kunt een procedure starten bij de rechtbank.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
HOD vindt het belangrijk dat u tevreden bent en blijft.
Toch kan het voorkomen dat u als huurder niet tevreden bent. Laat het ons weten.

U kunt ons zo bereiken:

  • Bellen: 030 2511 911
  • Mailen: info@hod.nl
  • Bezoeken: 2e Daalsedijk 8 (Gebouw W), 3551 EJ Utrecht
  • Schriftelijk: H.O.D. Nederland BV, Postbus 14210, 3508 SH Utrecht


Kan HOD dit document wijzigen?
Ja, deze privacyverklaring kan wijzigen. Als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn, dan passen wij de privacyverklaring daarop aan. De nieuwste versie van onze privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op www.hod.nl.